PENULISAN SURAT DAN MEMO

oleh

DR. ZAITUL AZMA ZAINON HAMZAH

(Setiausaha kehormat Persatuan Linguistik Malaysia)

Surat Kiriman Rasmi

• Karangan berformat, satu bentuk komunikasi melalui penulisan yang dituju khas . Dihantar kepada seseorang untuk tujuan-tujuan rasmi seperti memohon kerja, membuat pesanan, membuat pengaduan secara rasmi, memohon kebenaran dsb.

• Bahasa yang digunakan adalah ringkas, tepat, ayat ringkas dan menyentuh tujuan penulisan surat itu dengan tepat.

• Menerapkan nilai kesantunan dalam bahasa surat melalui penggunaan gantinama yang formal seperti saya, anda, tuan, puan, saudara, saudari, Cik, dan juga lengkap dengan gelaran-gelaran yang khusus jika surat itu menyentuh nama orang yang bergelar.

Contoh: Gelaran Pergaulan Tak Bersahaja (Formal)

1. Gelaran Pergaulan Tak Bersahaja digunakan apabila terdapat sekatan sosial tertentu, sama ada sekatan pangkat (kedudukan sosial) atau hubungan yang belum rapat.

2. Gelaran-gelaran Pergaulan Tak Bersahaja adalah seperti yang berikut:

(a) Tuan

- digunakan untuk orang lelaki yang lebih tinggi pangkatnya daripada kendiri, dan orang lelaki yang bergelar Haji, Doktor, Profesor dan Syed seperti Tuan Haji Abdul Rahman, Tuan Doktor Khoo dan Tuan Profesor Osman.

(b) Encik, Cik

- boleh digunakan untuk orang lelaki yang lebih tinggi pangkatnya daripada kendiri seperti Encik Ali atau Cik Ali.

- digunakan untuk orang perempuan yang pangkatnya lebih tinggi daripada kendiri dan perempuan yang mempunyai gelaran Doktor, Profesor dan sebagainya.

(d) Saudara

- digunakan untuk orang lelaki atau perempuan yang seumur dengan kendiri atau lebih muda, dan yang seumur dengan kendiri atau lebih muda, dan yang hubungannya belum rapat dengan kendiri atau digunakan dalam rujukan kepada ahli-ahli dalam mesyuarat, perbahasan dan sebagainya.

(e) Saudari

- digunakan untuk perempuan sahaja dalam konteks yang sama dengan penggunaan gelaran saudara.

(f) Tetuan

- hanya digunakan dalam surat rasmi yang ditujukan kepada para pemilik atau pentadbir syarikat perniagaan (termasuk syarikat guaman) seperti: Tetuan Syarikat Sinaran Sdn. Bhd.

Gelaran Warisan

1. Juga disebut gelaran keturunan.

2. Gelaran ini diwarisi sejak lahirnya seseorang itu.

3. Gelaran warisan atau keturunan boleh dibahagikan kepada empat jenis:

(a) Gelaran warisan daripada keturanan raja-raja yang memerintah sama ada pada zaman dahulu atau sekarang.

Contoh: Gelaran Raja terdapat di negeri Perak dan Selangor; Tunku di negeri Johor dan Negeri Sembilan; Pangeran, Pangeran Anak dan Pangeran Muda di Negara Brunei Darussalam; Tengku di Kelantan, Pahang, Kedah dan Terengganu.

(b) Gelaran warisan daripada keturunan orang-orang besar.

Contoh: Megat dan Puteri yang terdapat di Perak; Nik di Kelantan; Wan di Kelantan dan Terengganu; Abang di Sarawak; Datu di Sabah; Awangku, Pangeran dan Dayangku di Brunei Darussalam; Tan di Kedah dan Tun di Terengganu.

(c) Gelaran warisan daripada keturunan Nabi Muhammad s.a.w. seperti Syed atau Sayid bagi lelaki dan Syarifah bagi perempuan. Sesetengah pihak mengatakan bahawa gelaran Syarif, Syekh dan Siti juga digolongkan ke dalam gelaran jenis ini.

(d) Gelaran warisan daripada keturunan yang berasal dari luar Malaysia seperti gelaran Raden dari Jawa, Daeng dari Tanah Bugis, Sidi dan Sutan di Minangkabau, Teuku dan Teungku dari Acheh.

Gelaran Kurniaan

1. Gelaran kurniaan didapati melalui pencapaian atau achievement.

2. Gelaran ini boleh dibahagikan kepada gelaran kurniaan pemerintah dan gelaran kurniaan akademik atau ikhtisas.

3. Gelaran kurniaan pemerintah ialah gelaran yang dianugerahkan oleh kerajaan kepada orang-orang yang dianggap berjasa, antaranya termasuklah:

(a) Tun – gelaran kurniaan Kerajaan Persekutuan paling tinggi yang dianugerahkan kepada orang lelaki dan perempuan.

(b) Toh Puan – gelaran untuk isteri kepada Tun.

(d) Puan Sri – gelaran untuk isteri kepada Tan Sri.

(e) Datuk (Datuk Seri, Datuk Paduka, Datuk Setia) – gelaran yang dikurniakan oleh kerajaan-kerajaan negeri kepada orang lelaki dan juga perempuan.

(f) Datuk (Datuk Patinggi atau Datuk Amar) - gelaran yang dikurniakan oleh Kerajaan Sarawak.

(g) Datin Paduka – gelaran yang dikurniakan kepada orang perempuan oleh kerajaan Selangor.

(h) Toh Puan – isteri kepada Datuk di Terengganu.

2. Orang-orang yang menyandang gelaran-gelaran ini tidak perlu lagi diberi rujukan Tuan, Puan, Cik atau Encik.

3. Gelaran kurniaan ikhtisas diperoleh kerana kejayaan dalam bidang akademik atau ikhtisas. Gelaran-gelaran ini adalah seperti berikut:

(a) Profesor Diraja – untuk profesor lelaki atau perempuan yang sudah mencapai kemuncak bidang akademik.

(b) Profesor – untuk orang lelaki atau perempuan yang sudah mencapai pangkat paling tinggi dalam bidang akademiknya.

(d) Doktor – untuk orang lelaki atau perempuan yang berkelulusan Doktor Falsafah, ilmu perubatan dan pembedahan, pergigian dan perubatan veterinar (haiwan).

(e) Cikgu – untuk orang lelaki atau perempuan yang menjadi guru.

4. Selain gelaran kurniaan pemerintah dan ikhtisas, gelaran kurniaan juga termasuklah gelaran kurniaan yang diberikan oleh pertubuhan seperti gelaran Pendeta diberikan kepada Allahyarham Yang Berbahagia Tan Sri Hj. Zainal Abidin bin Ahmad (Za’ba) dalam Kongres Bahasa Melayu Ketiga (1956) dan gelaran Bapa Kemerdekaan kepada Tunku Abdul Rahman Putra Al-Haj.

Gelaran Keagamaan

1. Gelaran ini diberikan kepada seseorang yang telah menunaikan rukun Islam yang kelima iaitu fardu haji.

2. Gelaran Haji untuk orang lelaki dan Hajah untuk perempuan. Kata Tuan boleh digunakan sebelum Haji dan Puan sebelum Hajah.

Contoh: Tuan Haji Abdul Rahman, Puan Hajah Aishah Ghani.

3. Dalam bahasa lisan, gelaran Cik, Pak dan Mak boleh mendahului gelaran keagamaan.

Contoh: Cik Haji Osman, Pak Haji Omar, Mak Haji Aishah.

Gabungan Gelaran

1. Dalam hal gabungan gelaran, gelaran kurniaan kerajaan mendahului semua gelaran ini.

Kurniaan kerajaan + Akademik/ ikhtisas + Warisan + Keagamaan.

Contoh: Tan Sri Prof. Raja Haji Osman

RUJUKAN HORMAT

Rujukan yang dikenakan kepada sasaran menurut taraf sosial, sama ada mempunyai gelaran tertentu atau tidak. Antara padanan rujukan hormat adalah seperti yang berikut:

Orang Yang Disapa Rujukan Hormat

1. Yang di-Pertuan Agong dan Raja Permaisuri Agong Kebawah Duli Yang Maha Mulia Seri Paduka Baginda

2. Sultan, Raja, Sultanah, Tengku Ampuan, Raja Permaisuri Duli Yang Maha Mulia

3. Balu Raja Yang Maha Mulia

4. Raja Muda atau Tengku Mahkota Duli Yang Teramat Mulia atau Yang Teramat Mulia

5. Kerabat Diraja Karib Yang Amat Mulia

6. Bergelaran warisan Yang Mulia

7. Perdana Menteri, Timbalan Perdana Menteri, Menteri Besar, Ketua Menteri Yang Amat Berhormat

8. Menteri, Ahli Parlimen, Ahli Dewan Undangan Negeri (wakil rakyat) Yang Berhormat

9. Wakil Rakyat yang mempunyai gelaran Tengku atau Raja Yang Berhormat Mulia

10. Tun, Toh Puan Yang Amat Berbahagia

11. Yang mempunyai gelaran kurniaan kerajaan (selain Tun dan Toh Puan) atau/ dan gelaran ikhtisas yang formal Yang Berbahagia

12. Ketua Hakim Negara Yang Amat Arif

13. Ketua Polis Negara Yang Amat Setia

14. Hakim, Kadi Yang Arif

15. Mufti dan pemimpin Islam Sahibul Samahah

16. Ketua jabatan tanpa gelaran Yang Berusaha

Nilai santun dalam bahasa surat rasmi

Memasukkan unsur penyampaian hajat atau tujuan menulis surat, mengemukakan permintaan menggunakan bahasa yang hormat dan santun

A KEPALA SURAT

a. Nama dan alamat pengirim

b. Garisan melintang

c. Nama dan alamat penerima

d. Tarikh

e. Hala surat/ Panggilan hormat

f. Perkara/ tajuk

g. Isi surat

h. Penutup – nyatakan harapan kita

i. Tandatangan pengirim

Semua butir di atas hendklah ditulis mengikut ketetapan yang diterima oleh sesebuah organisasi tertentu.

Butir 1 : Nama dan Alamat Pengirim:

Ditulis di tepi, iaitu pada bahagian lipatan di sudut atas sebelah kiri surat

Butir 2 : Garisan Panjang Pengirim:

Dibuat selepas menulis nama dan alamat pengirim. Garisan ini dibuat memanjang dari kiri ke kanan.

Sekiranya menggunakan kepala surat, garisan ini tidak diperlukan.

Butir 3 : Nama dan Alamat Penerima

a. Ditulis di bawah daripada garisan melintang, iaitu di sudut sebelah kiri surat.

b. Ditulis di tepi, iaitu pada bahagian lipatan sama seperti nama dan alamat pengirim.

c. Baris akhir pada alamat ini mesti digariskan (Negeri) dan ditulis dengan huruf besar.

Butir 4 : Tarikh:

a. Ditulis di sudut sebelah kanan ( tertakluk juga kepada ketetapan sesebuah organisasi) pada baris yang sama dengan baris khir alamat penerima (Negeri)

b. Ditulis dengan tiga perkataan sahaja, iaitu tarikh, bulan dan tahun. Bulan mesti ditulis dengan huruf besar. Contoh:

2 JANUARI 2009. √

• Perkataan hari bulan yang mewakili hari bulan tidak perlu ditulis.

• Misalnya 2 hb JANUARI 2009

Butir 5 : Hala Surat / Panggilan Hormat Penerima

Ditulis di tepi sebelah kiri, iaitu seturut ke bawah dalam jarak satu baris dengan nama dan alamat penerima (Butir 3). Misalnya Tuan, Puan, Datuk, Datin, Tan Sri, Puan Sri, Yang Berhormat, Yang Amat Berhormat dan lain-lain.

B TENGAH SURAT

Perkara/ tajuk :

• Dalam surat kiriman rasmi mesti ditulis perkara/ tajuk surat.

• Perkara hendaklah ditulis melangkaui dua jarak barisan di bawah hala surat.

• Setiap huruf awal dan perkataan hendaklah ditulis dalam huruf besar

• Jangan bubuh tanda noktah selepas itu.

• Kemudian garis atau hitamkan perkara tersebut.

• Perkara atau tajuk harus ditulis dengan seberapa yang ringkas, tepat dan padat. Hal ini penting kerana penerima akan dapat meramalkan isi surat tersebut dan menjimatkan masa penerima untuk membacanya.

Butir 7 : Isi kandungan:

• Isi kandungan surat hendaklah dimulakan dengan memberikan serba sedikit pengenalan dan latar belakang yang berkaitan dengan perkara surat

• Isi pertama dimulakan di bahagian tepi sekali tanpa nombor, dan dalam jarak dua langkau dari perkara.

• Perenggan kedua dan seterusnya, penulis harus memulainya dengan nombor di tepid an kemudian ayat dimulakan dalam jarak satu inci dari tepi nombor.

• Penulis tidak digalakkan menulis panjang-panjang, oleh itu maklumat lain yang penting dijadikan sebagai lampiran bagi isi.

• Jika penulis ingin menulis isi yang sama, penulis boleh menggunakan pecahan-pecahan nombor seperti 2.1, 2.2, dan seterusnya.

• Bagi menyatakan sub-sub perkara dalam 2.1, 2.2 dan sebagainya, gunakan pula (a), (b) dan bagi mengembangkan (a), bolehlah gunakan (i), (ii) dan seterusnya.

• Walau bagaimanapun penulis tidak digalakkan terlalu banyak menggunakan nombor kerana hal ini akan memeningkan pembaca malah tidak menepati kehendak surat yang memerlukan ‘padat, ringkas dan tepat’

(iii) Penutup

• Surat kiriman rasmi hendaklah diakhiri dengan kata-kata penutup yang jelas dan kemas.

• Harus ditulis di sebelah kiri sekali selepas perenggan akhir dalam dua langkau dari baris perenggan akhir.

• Penutup tidak perlu dinomborkan kerana penutup bukan sebahagian daripada isi kandungan pembaca

• Penutup penting sebagai mengakhiri surat dengan kemas, sempurna dan sopan.

Butir 9 : Tandatangan:

• Sebelum menurunkan tandatangan, dua atau langkau di bawah penutup, hendaklah ditulis dengan slogan yang sesuai dan juga rangkai kata bagi menjelaskan identiti penulis.

• Rangkai kata yang dimaksudkan terbahagi kepada dua, iaitu;

(a) daripada orang biasa kepada pejabat atau urusan rasmi:

Contohnya, Yang benar, Yang ikhlas, Yang berharap

(b) Urusan rasmi penjabat. Contohnya :

Yang menurut perintah, Yang menjalankan tugas.

• Sekiranya penulis memegang sesuatu jawatan ataupun menulis bagi pihak sesuatu organisasi, maka nama jawatan itu hendaklah ditulis di bawah nama tadi dan nyatakan bagi pihak jawatan tertentu.

PENULISAN MEMORANDUM (MEMO)

• Memo- idea ringkas tentang sesuatu perkara dari satu pihak kepada satu pihak yang lain.

• Ditulis oleh seseorang dalam sesebuah organisasi dan ditujukan kepada orang yang bertugas dalam organisasi itu juga.

• Oleh pihak tertentu kepada pihak yang berkenaan di luar organisasi

Format

• Identiti pengirim

• Identiti penerima

• Tarikh

• Tajuk memo

• Penyataan

• Usul

• Penutup

• Tandatangan

Aspek bahasa

• Ringkas

• Tepat

• Tiada kekaburan makna

• Bahasa yang meleret atau berbunga-bunga

KESANTUNAN BERBAHASA DALAM SURAT

A KEPALA SURAT

Nama dan Alamat pengirim

• Menulis nama dan alamat yang lengkap, Pastikan tiada kesalahan ejaan nama penerima.

• Sekiranya menggunakan kepala surat bercetak, tiada masalah di bahagian ini.

Nama dan alamat penerima • Gunakan kata gelaran yang betul untuk penerima surat.

Contoh

Y. Bhg Prof. Dr. Salina Ahmad,

Jabatan Bahasa Melayu,

Fakulti Bahasa Moden dan Komunikasi,

Universiti Putra Malaysia,

43400 SERDANG, SELANGOR.

Hala surat Tuan (jika pasti penerimanya) Tuan/Puan (jika tidak pasti atau merujuk kepada senarai penerima yang banyak, lelaki dan perempuan

Sauadara, Saudari, Saudara/Saudari

Tajuk surat • Memohon Peruntukan Menganjurkan Seminar

• Borang Maklum Balas untuk Menjalankan Kajian Soal Selidik

• Hadiah Fellowship Naib Cancelor

• Tempahan Hotel

• dsb

Perkara / Isi surat pertama • Merujuk perkara di atas, saya…….

• Dengan hormatnya saya merujuk perkara di atas, dan dengan sukacitanya saya memaklumkan bahawa ………. ( daripada seseorang yang berjawatan lebih tinggi daripada penerima surat. Contoh Majikan kepada pekerja)

• Dengan segala hormatnya saya merujuk perkara di atas, dan memaklumkan bahawa mesyuarat jawatankuasa persidangan yang dijadualkan pada hari Khamis, 11 Jun 2009 ditunda mengikut butiran yang berikut: ( daripada pengirim yang berjawatan lebih rendah daripada penerima. Contoh pekerja kepada majikan.)

Isi surat • Bersama-sama ini saya lampirkan ….( jika surat memerlukan butiran tertentu, contoh memohon pekerjaan, tempahan, dsb)

• Sehubungan dengan itu / Sehubungan itu, bersama-sama ini dikemukakan borang …….sekiranya surat memerlukan pengirim mengedarkan borang untuk diisi.

• Untuk surat penganjuran seminar atau kursus, nyatakan tujuan (objektif) penganjuran sesuatu aktiviti itu. Contoh:

(a) Untuk pengetahuan tuan tujuan seminar ini adalah untuk………

(b) Antara tujuan seminar ini diadakan adalah

untuk ……….

• Surat Penolakan atau surat yang menyatakan tidak berjaya, penulis digalakkan menggunakan bahasa yang tidak terlalu langsung atau berlapik. Contoh:

• (a) Permohonan tuan telah kami terima, namun dukacita dimaklumkan bahawa pihak kami tidak dapat memenuhi ……. (nyatakan alasannya)

• (b) Dukacita dimaklumakan permohonan saudara tidak memenuhi syarat yang ditetapkan oleh ……… Oleh itu….. Justeru kami dengan berat hati terpaksa menolak………

(Isi surat akhir)

• Nyatakan harapan penulis

• Contoh:

• Saya berharap tuan atau penerima tidak berputus asa untuk mencuba pada masa yang akan datang…..

• Kami berharap permohonan kami mendapat perhatian dan pertimbangan yang sewajarnya daripada ………..

• Pihak kami mengucapkan tahniah atas kejayaan saudara dan kami berharap saudara dapat menampilkan prestasi……

Penutup Masukkan kata-kata penutup yang halus dan sesuai dengan jenis surat.

Sekian.

Sekiranya ada pertanyaan sila hubungi saya menggunakan e-mel atau hp saya,

zaitul@fbmk.upm.edu.my

Zaitul Azma Zainon Hamzah